Kostengünstige E-Mail-Versand-Dienstleister im Vergleich

In den vergangenen Jahren habe ich sehr viel mit E-Mail-Newslettern für meine Kunden und für mich selbst gearbeitet. Dabei bin ich oft auf Versandlösungen gestoßen, die absurd ineffektiv und dennoch vergleichsweise teuer sind. Angesichts der fast unüberschaubaren Zahl an Dienstleistern und Softwareangeboten wird offenbar häufig die erstbeste Lösung gewählt, die der jeweilige Webdienstleister (oder irgendein guter Bekannter) vorschlägt.

Diese Ratschläge sind zwar vermutlich meistens gut gemeint, führen aber aus unterschiedlichen Gründen selten zur besten Lösung für den Anwender. Da das Resultat manchmal wirklich gruselig ist, möchte ich an dieser Stelle einige Erfahrungen und Einschätzungen weitergeben. Die Tipps können vielleicht dem einen oder anderen als Orientierung dienen, wenn nach einer neuen Lösung für den E-Mail-Versand gesucht wird.

Warum überhaupt Zeit in die Auswahl investieren?

Der E-Mail-Newsletter ist nach der eigenen Website für die meisten Unternehmen das zweitwichtigste Marketing-Instrument – oder sollte es zumindest sein. Aus diesen Gründen lohnt es sich, etwas Zeit und Planung in Ihre E-Mail-Strategie zu investieren:

• Newsletter ermöglichen es Ihnen, mit Interessenten in Kontakt zu bleiben, bis diese für die Kaufentscheidung bereit sind
• Sie haben das Medium selbst unter Kontrolle und sind nicht von den Launen in Zeitungsredaktionen abhängig (oder auf teure Anzeigen angewiesen)
• Ihr Unternehmen und Ihre Leistungen können im Newsletter über einen längeren Zeitraum erklärt werden, während Sie im Bewusstsein der Leser an Kompetenz und Vertrauen gewinnen
• Wer sich freiwillig in einen E-Mail-Verteiler einträgt, ist deutlich einfacher als Kunde zu gewinnen als jemand, der durch Kaltakquise angesprochen wird
• Sie lernen Ihre Kunden und deren Interessen durch die Auswertung des Nutzerverhaltens besser kennen

Wichtig: Der Newsletter darf keine Serie von Werbebriefen sein, sondern
muss in erster Linie viele hilfreiche Informationen anbieten. Sonst funktioniert dies alles nicht.

Excel und selbst installierte E-Mail-Programme sind Murks

Beim Management von E-Mail-Newslettern tun sich viele Unternehmen noch schwer (bei den Inhalten auch, aber das Thema behandele ich demnächst in einem separaten Beitrag. Wenn Sie meinen Newsletter abonnieren, verpassen Sie ihn nicht).

Häufig verwalten gerade kleinere Unternehmen ihre Newsletter-Verteiler noch mit Excel-Listen und setzen irgendwelche E-Mail-Software auf dem eigenen Rechner bzw. Server für den Versand ein. Das ist die schlechteste von allen Lösungen, denn sie kostet viel Zeit und führt oft zu Geschluder und Konfusion bei der Adressverwaltung. Obendrein ist es in der Regel nicht einmal billiger, denn professionelle Systeme gibt es entweder kostenlos oder gegen geringe monatliche Gebühren.

Gute E-Mail-Versand-Dienstleister ermöglichen ein hohes Maß an Automatisierung aller Vorgänge, beispielsweise An- und Abmeldung der Empfänger, Tracking (Auswertung des Nutzerverhaltens), Tests von unterschiedlichen Versionen (sogenannte A/B-Tests) und Einrichtung von Autorespondern (E-Mails, die automatisch versandt werden, z.B. in einem mehrtägigen Rhythmus, nachdem jemand sich für eine thematisch spezialisierte Newsletterserie mit einer begrenzten Zahl von Ausgaben angemeldet hat).

Ein weiterer wichtiger Vorteil: Die guten Anbieter sorgen dafür, dass fast keine Mails durch die Spam-Filter der Empfänger aufgehalten werden. Dies erreichen sie unter anderem, indem sie ihre Kunden mit sanftem Druck zur rechtskonformen Erstellung der Mails anhalten. Solche Erziehungsmaßnahmen dienen dann als Basis für Vereinbarungen mit wichtigen Internet-Dienstleistern – diese setzen Mails vom betreffenden Mail-Versandservice auf eine „Whitelist“, die an den Spamfiltern vorbei darf.

Auf eigene Faust die Aufnahme in solche Whitelists anzustreben, ist aufwändig und mit zusätzlichen Kosten verbunden. Wer es versuchen möchte, kann bei der „Certified Sender Alliance“ (CSA) anfangen, der wichtigsten deutschen Liste dieser Art.

Selbstinstallierte Software kann kein automatisches „Whitelisting“ bieten, aber auch bei selbstgestrickter Software von Internetagenturen, die Ihnen neben einer Website auch eine Newsletterlösung verkaufen wollen, ist große Vorsicht geboten. Sie reicht fast nie an die Funktionalitäten der Spezialisten heran, ist nicht billiger und bietet nicht den Vorteil der „Whitelists“. Lassen Sie sich nichts aufschwatzen, sondern informieren Sie sich vorher über Alternativen!

Warum diese drei Lösungen für viele Anwender die besten sind

Für die allermeisten kleinen und mittleren Unternehmen ist die Nutzung eines spezialisierten E-Mail-Versand-Dienstleisters also mit Abstand die beste Wahl. Davon gibt es inzwischen jedoch Dutzende und die Auswahl fällt nicht leicht – insbesondere, wenn man sich zum ersten Mal mit dem Thema beschäftigt.

Von vornherein habe ich für diesen Vergleich alle Anbieter ausgeschlossen, die es einem schwer machen, Kunde zu werden. Das sind diejenigen, bei denen man erst einmal mit dem Vertrieb sprechen muss, um ein Angebot zu erhalten, und dann noch mindestens ein weiteres Mal, um den Vertrieb wieder abzuwimmeln. Ich habe – zugegebenermaßen vor mehreren Jahren – die beiden Lösungen „Evalanche“ und „Elaine“ getestet. Beide waren deutlich teurer als die unten beschriebenen Lösungen und boten dabei sogar (zu dem Zeitpunkt) geringere Funktionalitäten. Wenn Anbieter durch Geheimniskrämerei um die Kosten auffallen, dann wollen sie nicht, dass sie leicht vergleichbar sind – und zwar offenbar aus gutem Grund.

Unter den verbleibenden Anbietern hatte ich zunächst sechs Kandidaten ausgewählt, von denen bei genauerem Ansehen allerdings nur noch zwei übriggeblieben sind: CleverReach ist einer der erfolgreichsten deutschen Mail-Dienstleister, den ich selbst bereits seit 2009 nutze, und Mailchimp ist ein sehr weit verbreiteter amerikanischer Anbieter.

Als Bonus habe ich auch noch das häufig verwendete WordPress-Plugin „Newsletter“ einem kleinen Test unterzogen. Dies widerspricht zwar meinem Plädoyer, keine selbst installierte Software einzusetzen, aber angesichts der Beliebtheit dieses Plugins wollte ich wissen, was es kann, und war positiv überrascht. Wer WordPress als Content Managementsystem nutzt und erst mal mit begrenzten Ambitionen einen Newsletter starten will, ist damit auch gut bedient.

Disqualifizierte Kandidaten

Beim Recherchieren dieses Textes ist die Kandidatenliste – wie bereits erwähnt – deutlich geschrumpft. Cleverelements ist trotz hoher Nutzerzahlen aus meiner Auswahl herausgeflogen, weil offenbar viele Mails in den Spamfiltern versinken und die Funktionalität eher dünn ist. Backclick scheint gut zu sein, übersteigt aber mit einem Basis-Tarif von 99 Euro pro Monat meine Preisvorstellungen.

Am nächsten dran war Newsletter2go, weil dieser Service auf den ersten Blick sehr übersichtlich und angenehm wirkt. Allerdings hat mich dieser Dienst schon beim Anlegen eines Anmeldeformulars für neue Abonnenten wütend gemacht, weil er mich durch einen unsinnigen Prozess leitete. Das kann ich keinem Anfänger empfehlen. Die Hilfe war auch keine Hilfe, und solche grundsätzlichen Funktionen müssen sich einfach einrichten lassen, ohne dass man beim Support rumquengeln muss.

Unter den amerikanischen Anbietern stand noch Aweber auf meiner Liste. Dieser Dienst war mal der Liebling vieler großer amerikanischer Blogger, wurde aber teilweise von Mailchimp abgelöst (unter anderem, nachdem der Dienst gehackt und alle hinterlegten Adressen geklaut wurden). Dies scheint jedoch kein übermäßiger Ansporn für Verbesserungen gewesen zu sein. Einen Gratis-Tarif gibt es nicht, bei der Testnutzung muss man bereits seine Kreditkarte hinterlegen und der Editor weist offenbar diverse Fehler auf. Hinzu kommt, dass Aweber traditionell Schwierigkeiten mit Fremdsprachen (z.B. deutschen Umlauten) hat. Das sind schon genug Gründe, warum Aweber die anderen Kandidaten nicht mehr überholen kann.

Wichtigste Kriterien für die Bewertung

Es gibt eine Myriade an möglichen Kriterien, die in die Auswahl eines E-Mail-Versanddienstes einfließen können. Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen sind jedoch die folgenden vier Punkte entscheidend:

• Preis
• Bequeme Anpassung des Designs
• Leichte Integration der An- und Abmeldeformulare in Content-Management-Systeme wie WordPress
• Zuverlässige Zustellung der Mails an die Empfänger

Hinzu kommen einige weitere Funktionalitäten, die bei den guten Anbietern allerdings inzwischen Standard sind. Dazu zählt die Einrichtung von Autorespondern und die Möglichkeit von A/B-Tests.

Hier also meine Einschätzung der vielversprechendsten Lösungen:

Cleverreach: Deutscher Anbieter mit stetigen Verbesserungen

Cleverreach nutze ich bereits seit langem, um Newsletter und Pressemitteilungen zu versenden. Das Preis-Leistungsverhältnis stimmt hier auf jeden Fall und die Funktionalitäten werden immer besser. Das Unternehmen mit Sitz in Oldenburg bemüht sich eindeutig, allen Komfort anzubieten, den andere auch im Programm haben – und das oft zu deutlich günstigeren Konditionen.

Das klappt auch fast immer gut. Allerdings begegnen mir in der Handhabung regelmäßig kleine Problemchen, die recht mysteriös erscheinen, und auch bei der Nutzerführung werden manchmal Entscheidungen getroffen, die ich schwer nachvollziehen kann. Oft ist das wohl ein „User Error“, also meine eigene Schuld. Allerdings konfrontiert mich der Konkurrenz-Anbieter Mailchimp nicht regelmäßig mit meinen eigenen Unzulänglichkeiten.

Zum Beispiel tauchten in den Cleverreach-Mails jahrelang immer wieder Leerzeichen im Text auf, die da absolut nichts zu suchen hatten (das ist inzwischen allerdings lange nicht mehr vorgekommen). Und in der aktuellen Version habe ich nur nach versehentlichem Herumklicken die Einstellung für die Schriftart in meiner Newsletter-Designvorlage gefunden. Fairerweise muss ich dazu sagen, dass der Support per E-Mail prima geholfen hat, als ich eine Frage hatte. Allerdings hilft einem das nur begrenzt weiter, wenn man außerhalb der üblichen Arbeitszeiten und/oder mit hoher Dringlichkeit an etwas arbeitet. Oder wenn man einfach ungeduldig ist…

Die wichtigsten Vorteile von Cleverreach:

• Gratis-Tarif, der für den Anfang ausreicht (bis zu 250 Empfänger und 1000 Mails im Monat kostenlos). Danach gibt es sehr kostengünstige Tarife für jede Nutzungsform.
• Großer Funktionsumfang
• Regionales Unternehmen – die Daten bleiben in Deutschland
• Die Leistungen werden stetig verbessert
• Sehr hohe Zustellrate von 99,9 Prozent (wenige Mails verschwinden in Spam-Ordnern)
• A/B Splittesting (einfaches Testen der Resonanz auf unterschiedliche E-Mail-Versionen, z.B. verschiedene Betreffzeilen)
• Autoresponder
• Recht aussagekräftige Statistiken

Nachteile:

• Gelegentliche seltsame Zickigkeiten des Programms bei der Design-Anpassung
• Die verfügbaren Plugins zur Integration in WordPress überzeugen mich noch nicht (wahrscheinlich/hoffentlich werden die im Laufe der Zeit aber auch besser)

Kosten:

• Gratis: Bis zu 1000 E-Mails im Moment an bis zu 250 Empfänger. Allerdings klebt dann ein kleiner Cleverreach-Werbe-Button am Ende der Mail.
• Prepaid-Tarife beginnen bei 10 Euro für 500 E-Mails und reichen bis 375 Euro für 75.000 Mails.
• Monatliche Tarife beginnen bei 5 Euro pro Monat für max. 1000 Mails an bis zu 250 Empfänger und reichen bis 400 Euro für max. 300.000 Mails an unbegrenzte Empfänger.

Eine Übersicht der Preismodelle gibt es hier:
www.cleverreach.de/preise

Einen ausführlicheren Testbericht gibt es bei EmailToolTester.com
www.emailtooltester.com/newsletter-tools/cleverreach-im-test

Auch per Video wird dort Einblick geboten:

Mailchimp: Beste Integration in andere Softwarelösungen

Mailchimp bietet alle Funktionen, die man benötigt, ist relativ einfach zu bedienen und verfügt über bequeme Integrationsmöglichkeiten in zahlreiche andere Programme (z.B. WordPress, Drupal, Paypal, E-Junkie, Eventbrite, WooCommerce, Magento, Shopify). Gerade Letzteres empfinde ich persönlich als sehr wichtig, wenn man sein eigener Website-Administrator ist, aber nicht über umfassende Programmierkenntnisse verfügt. Allerdings ist all dies nur hilfreich, solange man mit der englischen Sprache keine Probleme hat, denn eine deutsche Version ist nicht verfügbar (deutsche Umlaute bereiten den versandten E-Mails selbst dagegen keine Probleme, soweit ich feststellen konnte).

Gegenüber Cleverreach unterscheidet sich Mailchimp auch in einem anderen Detail, das für die Handhabung nicht unerheblich ist. Mailchimp zeigt nur diejenigen Abonnenten an, die den kompletten Anmeldungsprozess bewältigt haben – die also auch den Bestätigungslink in der E-Mail geklickt haben. Cleverreach dagegen zeigt auch diejenigen, die zwar ihre Adresse hinterlassen, dann aber nicht die Anmeldung bestätigt haben. Das ist theoretisch sinnvoll, um zu erkennen, ob viele Mails im Spam-Filter hängenbleiben oder aus einem anderen Grunde dieser zweite Schritt ausbleibt. In der Praxis führte es allerdings bei mir dazu, dass ich meine Liste ständig von Unmengen an Spam-Adressen bereinigen musste, denn auch hier waren die Spam-Bots inzwischen eine Plage geworden (wobei mir der Nutzen dieser Art Spam für die Spammer noch unklar ist).

Die wichtigsten Vorteile von Mailchimp:

• Gratis-Tarif, der für viele Zwecke ausreicht (bis zu 2000 Abonnenten und 12.000 Mails im Monat umsonst).
• Großer Funktionsumfang
• Leichte Integration in viele andere Programme bzw. Dienste
• Kein nervender Subscriber-Spam
• A/B Splittesting (einfaches Testen der Resonanz auf unterschiedliche E-Mail-Versionen, z.B. verschiedene Betreffzeilen)
• Autoresponder

Nachteile:

• Nur auf Englisch (und Spanisch) verfügbar
• Daten lagern in den USA

Kosten:

• Gratis: Bis zu 12.000 E-Mails im Moment an bis zu 2000 Empfänger. Auch hier klebt ein kleiner Mailchimp-Button an der Mail. Darüber hinaus sind die Funktionen etwas eingeschränkt; vor allem fehlen die Autoresponder und einige Statistiken.
• Prepaid-Tarife beginnen bei 9 Dollar für 300 E-Mails und reichen bis 10.000 Dollar für 25.000 Mails.
• Monatliche Tarife beginnen bei 20 Dollar für max. 1500 Mails an unbegrenzte Empfänger und reichen bis in Sphären, die für die meisten KMU nicht mehr in Frage kommen dürften. Die mittel- bis höherpreisigen Varianten enthalten dabei einige zusätzliche Funktionen, die aber ebenfalls eher für konzernartige Organisationen entscheidend sind.

Eine Übersicht der Preismodelle gibt es hier:
mailchimp.com/pricing

Ein kurzer Eindruck im Video:

Newsletter-Plugin für WordPress

Das WordPress-Plugin mit dem schlichten Namen „The Newsletter Plugin“ (bei Verwechslungsgefahr ist es an dem umgedrehten Marlboro-Logo zu erkennen) hat mich massiv überrascht. Es gehört zu den besten Plugins, die mir bis jetzt untergekommen sind, und bietet schon in der kostenlosen Version alles, was man für den Anfang braucht. Dazu ist es auch noch relativ übersichtlich und funktioniert reibungslos.

Eine kleine Besonderheit ist zum Beispiel die Möglichkeit, mit dem Plugin bestimmte Website-Inhalte nur für Newsletter-Abonnenten zugänglich zu machen, um Anreize für das Abonnieren zu schaffen. Ein anderes potenziell nützliches Feature ist die optional einfügbare Checkbox, mit der neue Abonnenten ihr explizites Einverständnis zu den Datenschutzangaben (oder was auch immer) äußern können.

Unklar ist mir noch, welche Zustellraten mit dem Plugin erreicht werden. Vermutlich müssen an dieser Stelle leichte Abstriche gegenüber den anderen beiden Diensten in Kauf genommen werden, weil leichter mal etwas in Spam-Filtern hängen bleibt. Wer den vollen Funktionsumfang mit kompletten Statistiken, Autorespondern, besserer Design-Anpassung, schnellem Support und anderen nützlichen Extras genießen möchte, zahlt 39 Euro pro Jahr – ein sehr fairer Preis. Gut möglich, dass ich das Plugin selbst mal einsetzen werde.

Die wichtigsten Vorteile des WordPress-Plugins:

• Einfache Installation
• Relativ leichte Bedienung
• Alle notwendigen Funktionen in der kostenlosen Version vorhanden
• Günstige Premium-Version lässt kaum Wünsche offen
• Kleine nützliche Extras wie der geschützte Bereich für Newsletter-Abonnenten
• Man hat noch mehr selbst in der Hand als bei den externen Dienstleistern
• Kostenlose Version ohne Werbe-Button für den Anbieter

Nachteile:

• Das „Backend“ ist nur auf Englisch verfügbar. Allerdings gibt es für viele Texte, die dem Leser angezeigt werden (zum Beispiel die Bestätigungsmails nach dem Abonnieren) bereits deutsche Textvorschläge.
• Der Versand funktioniert nur so schnell, wie es der eigene Webhosting-Service (und Tarif) zulässt. Manche Anbieter erlauben zum Beispiel nicht mehr als 100 Mails pro Stunde.
• Die Statistik in der kostenlosen Version ist recht spartanisch gehalten (angezeigt werden versandte Mails, Öffnungen und Klicks). Allerdings genügt das für den Start.

Kosten:

• Gratis: Unbegrenzte Zahl an Mails an unbegrenzte Empfänger. Allerdings können Beschränkungen auf Seiten des Webhosters auftreten. Gerade bei Billigtarifen stößt man wahrscheinlich recht schnell an Grenzen.
• Für 39 Euro pro Jahr gibt es zusätzliche Funktionen wie Autoresponder, flexiblere Formulargestaltung durch Einbindung von „Contact Form 7“, bessere Statistiken sowie die Möglichkeit, das Plugin für bis zu drei Websites zu nutzen. Das Plugin kann mit Mail-Versandservices wie Amazon SES verknüpft werden, was den Kostenvorteil gegenüber Cleverreach und Mailchimp allerdings wieder kaputt macht und am Ende komplizierter ist, allerdings immer noch vergleichsweise kostengünstig (s. dazu auch den hilfreichen Kommentar von André unten).
• Für 119 Euro pro Jahr können beliebig viele Websites mit dem Plugin ausgestattet werden und es gibt intensiven Support.

Video:

Fazit

Alle drei Lösungen haben ihre Stärken. Bei Mailchimp gibt es das beste Angebot aus Funktionalität, Bedienfreundlichkeit und Preis. Wer allerdings datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite sein möchte oder mit der englischen Sprache auf Kriegsfuß steht, ist bei CleverReach am besten aufgehoben.

Und wer gerne alles selbst in der Hand behält und WordPress als Content-Management-System benutzt, ist mit dem Newsletter-Plugin sehr gut bedient. Darüber hinaus kommt das Plugin – im Gegensatz zu den anderen beiden Lösungen – auch in der kostenlosen Version ohne erzwungenen Werbe-Button aus.

In allen drei Fällen ist die kostenlose Version für den Start in Ordnung, aber die billigste Bezahlversion bietet schon deutliche Vorteile bei regelmäßigem Newsletterversand. Ebenfalls für alle drei gilt: Etwas Zeit und Geduld fürs Experimentieren muss auf jeden Fall eingeplant werden.

Haben Sie andere Erfahrungen mit diesen oder sonstigen Versandlösungen gemacht? Dann freue ich mich über einen Hinweis in den Kommentaren!